Il est très courant de travailler avec des bases de données. Ces dernières étant plus ou moins grandes et étoffées, il est très rare qu’elles soient prêtes à être travaillées sans besoin de les trier, organiser, simplifier, … En bref, les rendre plus ergonomiques.
Excel fait partie des logiciels indispensables en ce sens, les possibilités de travail sont innombrables et les outils tous plus pertinents les uns que les autres.
Le logiciel tableur de la suite Microsoft Office est capable de dompter la plus riche est complexe des bases de données, encore faut-il savoir s’en servir.
Dans cet article de blog, nous avons regroupé 3 techniques, très simples à répliquer, qui vont permettre d’optimiser votre document Excel.
Créer un classement sur Excel
La première consiste à créer un classement. Quel que soit le secteur d’activité, nous avons tous à un moment donné eu la nécessité de trier des données par ordre croissant ou décroissant. Le logiciel Excel permet d’automatiser le processus de façon à ce que ce soit aussi simple pour vous de le faire pour 5 données que pour 500.
Il est important de d’abord appliquer la formule à une seule cellule, puis de l’étirer sur le reste de la plage.
Pour se faire, il vous faut utiliser la fonction RANG. Cette dernière se compose en 3 parties :
- “nombre” qui correspond simplement à la cellule dont on souhaite connaître le classement. Si avant d’étirer la formule à tout le tableau vous l’appliquez sur la première ligne vous sélectionnerez alors la cellule de la première ligne dont vous souhaitez connaitre le classement !
- “référence” qui correspond à l’intégralité des cellules que vous souhaitez classer soit, dans le cas de la première ligne, les cellules par rapport auxquelles vous souhaitez comparer votre valeur “nombre”. Veillez à verrouiller les lignes et les colonnes des valeurs de références avec le signe “$” afin qu’elles ne bougent pas quand vous étirez la formule. cf photo
- “ordre” : 0 si vous souhaitez trier par ordre décroissant et 1 si vous souhaitez trier par ordre croissant.
Réorganiser des noms et prénoms sur Excel
La seconde astuce consiste à harmoniser les cellules contenant du texte, prenons l’exemple de noms et prénoms. Il est possible que le fichier de base ne soit pas correctement organisé ou qu’en important les informations sur Excel on retrouve le texte sans majuscule et/ou contenant des espaces insignifiants.
Dans un premier temps, afin de réguler les espaces j’utilise la fonction SUPPRESPACE, il suffit simplement de sélectionner le texte et de valider.
Dans un second afin de mettre des majuscules aux premières lettres des noms et prénoms, j’utilise la fonction NOMPROPRE. Là encore, il s’agit simplement de sélectionner le texte et de valider.
Travailler avec des dates grâce au calendrier
La troisième astuce est celle du calendrier. Nous l’utilisons beaucoup chez BicomPro Formation car elle permet d’éviter d’écrire les dates manuellement. En cliquant sur la case d’un calendrier correspondant à une date, cette dernière s’affiche automatiquement dans la cellule sélectionnée.
Pour accéder au calendrier, cliquez sur l’onglet “insertion” puis le bouton “télécharger des compléments”. Recherchez puis ajoutez le complément Calendar. Le tour est joué !
Vous connaissez maintenant 3 techniques afin d’organiser votre base de données !
